Các Loại Chứng Từ Xuất Khẩu Đường Biển Bạn Cần Biết

Trong vận tải hàng hóa bằng đường biển, các loại chứng từ được kiểm tra một cách khắt khe hơn nhiều loại hình vận tải khác. Bạn nên tìm hiểu rõ và làm đúng các loại chứng từ để tránh những lỗi không đáng có, mà có thể gây ra một số vấn đề và sự chậm trễ, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng hàng hóa của bạn.

Dưới đây, Legend Shipping sẽ đưa ra 5 loại chứng từ hàng hải mà chủ hàng nào cũng cần phải hiểu rõ và sự khác nhau giữa mỗi loại.

1.Bill of Lading

Nếu chỉ có một loại chứng từ duy nhất bạn cần phải nắm trong lòng bàn tay, thì đó chính là Vận đơn đường biển (Bill of Lading).

Vận đơn đường biển, hay còn gọi là B/L, là một hợp đồng vận chuyển giữa hãng tàu và chủ hàng. B/L là chứng từ được phát hành bởi hãng tàu như là bằng chứng đã nhận hàng lên tàu.

Thông tin nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu cần phải được thể hiện rõ ràng bởi vì B/L có chức năng như một bằng chứng về quyền ở hữu hàng hóa đã được chuyển giao trên tàu. Thông tin trên B/L cũng cần phải phản ánh điều kiện giao hàng trong Incoterms một cách chính xác.

Khi hàng đến cảng đến, B/L cần phải nộp lại cho hãng tàu thì mới lấy được hàng.

Các loại B/L

• Nếu bạn book tàu qua một công ty forwarder, có thể bạn sẽ sử dụng 2 loại B/L: House B/L và Master B/L.
• Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người mua và người bán, người bán có thể chọn loại B/L Surrender hoặc Seaway bill, là những biến thể khác của B/L.

2.Packing List

Packing list là một chứng từ bắt buộc trong mua bán hàng hóa bằng đường biển. Packing list thể hiện từng chi tiết nhỏ nhất về thông tin hàng hóa. Packing list bao gồm trọng lượng, số lượng, và giá trị của không chỉ toàn bộ lô hàng mà của từng mặt hàng.

Nó có chức năng thông báo cho công ty forwarder, nhà nhập khẩu, hải quan, và hãng tàu về chi tiết hàng hóa mà bạn đã gửi mà không cần phải xác minh thực tế về nội dung.

Trong trường hợp hải quan quyết định kiểm tra lô hàng của bạn, thì sẽ căn cứ vào packing list để xác định mặt hàng cần kiểm tra. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ thiệt hại cho hàng hóa nhờ vào việc hạn chế mở từng hộp trong lô hàng.Vì vậy việc làm packing list đúng và thông tin hàng hóa cần được liệt kê càng chính xác càng tốt bởi vì những thông tin này có thể sẽ được dùng để làm B/L.

3.Commercial invoice

Một giao dịch quốc tế nào liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa đều phải đi kèm với một bằng chứng của việc bán hàng, được gọi là hóa đơn thương mại (commercial invoice).

Nhìn chung, hóa đơn thương mại cũng giống một hóa đơn tiêu chuẩn. Nhưng khác với hóa đơn tiêu chuẩn ở chỗ, hóa đơn thương mại bao gồm những chi tiết liên quan đến lô hàng vận chuyển cho mục đích thông quan và là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong vận chuyển hàng hóa đường biển. Thông tin chi tiết của tất cả các bên liên quan, bao gồm nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, ngân hàng, v.v., phải được thể hiện chính xác trên hóa đơn thương mại.

Mặc dù thông tin được liệt kê trên hóa đơn thương mại có thể rất giống với thông tin trong packing list, bạn vẫn cần phải làm cả hai loại chứng từ và thông tin trên cả hai loại chứng từ phải tương ứng.

Hóa đơn thương mại là một chứng từ hợp pháp liệt kê các loại hàng hóa được bán và giá bán của chúng – tức là, những gì người mua đồng ý thanh toán để mua những món hàng này và được gửi cho người mua.

4. Certificate of origin

Theo ICC (Phòng Thương mại Quốc tế), giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin, hay còn gọi là C/O) là “một chứng từ quan trọng trong thương mại quốc tế, chứng nhận rằng hàng hóa trong một lô hàng xuất khẩu nào đó hoàn toàn được sản xuất, hoặc chế biến tại một quốc gia cụ thể. C/O cũng được coi như là sự khai báo về nguồn gốc xuất xứ của nhà xuất khẩu.”

C/O xác định quốc gia nơi sản xuất hàng hóa. Chứng từ này được chuẩn bị bởi nhà xuất khẩu/nhà sản xuất và phải được chứng nhận bởi cơ quan chính phủ như phòng thương mại hoặc lãnh sự quán thì mới hợp lệ.

C/O là một chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan và giúp xác định số tiền thuế cần phải trả tại nước nhập khẩu. C/O cũng giúp xác định xem có được miễn thuế trong trường hợp nước xuất khẩu và nhập khẩu có các hiệp định thương mại đặc biệt hay không.

5. Letter of Credit

Thư tín dụng (letter of credit, còn gọi là L/C) là một thỏa thuận chính thức, ràng buộc thanh toán giữa người mua và người bán.

Quá trình mua hàng quốc tế là một quá trình dài, do sự chậm trễ kéo dài từ khi người bán giao hàng cho đến khi hàng hóa đến tay người mua an toàn. Điều này khiến cho việc xác định khi nào nên thanh toán trở nên khó khăn, đặc biệt là khi nhà nhập khẩu không thể xác minh tính xác thực của giao dịch mua bán.Đây là khi L/C được sử dụng. L/C được coi là một trong những phương thức thanh toán an toàn nhất. Nhà nhập khẩu trước tiên đưa ra một danh sách các điều khoản và điều kiện, và phải được hai bên đồng ý.

Sau khi cả người bán và người mua thống nhất các điều khoản, người bán bắt đầu chuẩn bị hàng hóa theo các điều kiện trong L/C. Sau khi giao hàng, người bán sau đó đến ngân hàng của mình với các tài liệu đáp ứng yêu cầu của L/C để làm bằng chứng cho thấy lô hàng đã được chuẩn bị và gửi theo các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận. Ngân hàng của người bán sau đó sẽ xác minh và thanh toán cho người bán, trước khi yêu cầu hoàn trả từ ngân hàng của người mua.

Thông qua bài viết trên, Legend Shipping mong rằng có thể giúp bạn hiểu được rõ hơn về các loại chứng từ xuất khẩu bằng đường biển, để bạn có thể xuất khẩu một lô hàng thành công hơn.

Ngoài ra, Legend Shipping còn cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển với mức chi phí cạnh tranh, và cũng cấp toàn bộ các loại dịch vụ liên quan đến chứng từ hàng hóa để xuất nhập khẩu một lô hàng bất kỳ.

Xem thêm: Bạn có thể xem thêm nhiều bài viết khác, TẠI ĐÂY

LEGEND INTERNATIONAL SHIPPING LTD
HEAD OFFICE:
260 Chu Van An Street, Ward 26, Binh Thanh Dictrict, Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: 8428 35533596
Fax 8428 35533509
Email: info@legend-shipping.com
HAI PHONG OFFICE:
No.3 Le Thanh Tong Street, May To Ward, Ngo Quyen District, Hai Phong City, Vietnam
Tel: 84225 3999679
Fax: 84225 3999569
Email: Lghp@legend-shipping.com
Web: www.legend-shipping.com
Ins: www.instagram.com/legendshipping/
Fanpage: www.facebook.com/legendcorp