TRÁCH NHIỆM CỦA NHÀ NHẬP KHẨU

Trách nhiệm vận chuyển hàng hải

Có nhiều bên tham gia vào một lô hàng quốc tế , điều này gây khó khăn cho việc xác định bên chịu trách nhiệm cho từng chặng của quá trình khi có vấn đề phát sinh. Là một người tham gia vào mối quan hệ phức tạp này, bạn không chỉ phải nhận thức được trách nhiệm của chính mình mà còn của các bên liên quan khác. Không biết trách nhiệm của nhà cung cấp hoặc nhà giao nhận hàng hóa của bạn là một rủi ro rất lớn đối với nhà nhập khẩu. Và trong một lĩnh vực phức tạp như vận tải đường biển , có một ranh giới rất mỏng ngăn cách rủi ro với thảm họa hậu cần.

Những người làm việc trong ngành công nghiệp này đều nhận thức rõ sự phức tạp của hậu cần, và một lỗi nhỏ tưởng như vô hại có thể dẫn đến hậu quả khắc nghiệt như thế nào. Trong nhiều trường hợp như vậy, vấn đề cơ bản là thiếu kiến ​​thức về vai trò và trách nhiệm.

Ai thực sự chịu trách nhiệm đảm bảo rằng quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ? Đó là người nhập khẩu, người bán, người giao nhận hàng hóa, hay người vận chuyển? Thực tế là không bao giờ có một bên chịu trách nhiệm duy nhất cho một quá trình phức tạp như vậy. Và điều quan trọng là mỗi người phải hiểu nghĩa vụ của những người khác có liên quan để hoàn thành công việc đúng đắn. Điều đó nói rằng, hãy để chúng tôi đi sâu vào trách nhiệm của bạn với tư cách là nhà nhập khẩu / người mua.

Trách nhiệm của nhà nhập khẩu

1. Gửi dữ liệu vận chuyển cần thiết cho đại lý để anh ta có thể điều phối việc thu thập lô hàng với nhà cung cấp

Dữ liệu đó bao gồm email, tên, số điện thoại của người liên hệ và tên công ty nơi anh ta đang làm việc. Thông tin này là chìa khóa để hợp lý hóa quy trình. Điều này đặc biệt đúng khi bạn thiếu thời gian. Có tính đến chênh lệch về thời gian, tốt nhất bạn nên cung cấp dữ liệu này càng sớm và chính xác càng tốt. Có thể mất đến hai ngày để bắt đầu xử lý việc nhập hàng của bạn kể từ thời điểm bạn cung cấp thông tin liên hệ của nhà cung cấp cho nhân viên giao nhận hàng hóa của mình.

Lời khuyên: Ngay sau khi bạn xác nhận mua hàng và biết rằng hàng hóa của bạn đang được sản xuất, bạn nên bắt đầu quản lý việc đặt hàng với nhân viên giao nhận để đẩy nhanh tiến độ thay vì chờ đợi hàng ngày hoặc thậm chí hàng tuần để sản xuất kết thúc. Đại lý tại xuất xứ có thể cập nhật thông tin về giao nhận hàng hóa trong quá trình sản xuất để việc đặt vé của bạn có thể được sửa đổi nếu cần.

2. Hiểu các điều kiện làm việc của Incoterm mà bạn đã chọn cho hoạt động bán hàng quốc tế của mình giống như bàn tay của bạn

Không có gì lạ khi các nhà cung cấp muốn sửa đổi các điều khoản đã được thỏa thuận trước đó. Họ có thể muốn chuyển từ FOB sang CIF , điều này có thể rủi ro hoặc sang EXW, theo đó nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm về một phần lớn của quy trình.

Vai trò của người giao nhận là gì trong trường hợp vẫn không có Incoterm đồng ý vào giờ cuối cùng?

Tại thời điểm này, người giao nhận không thể làm gì khác ngoài việc nhận được câu trả lời từ hai bên. Cuối cùng là tùy thuộc vào nhà nhập khẩu để đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ các thỏa thuận và trên hết, các điều khoản và điều kiện được phản ánh đúng trong hợp đồng.

3. Liên hệ với nhà cung cấp của bạn để quyết định ai sẽ xuất trình tài liệu cụ thể mà hàng hóa của bạn có thể yêu cầu, cả ở nơi xuất xứ và điểm đến

Tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa, bạn có thể phải gửi thêm tài liệu cụ thể.

Ví dụ, báo cáo thử nghiệm là một trong những chứng chỉ phổ biến nhất được yêu cầu tại xuất xứ khi nhập khẩu vào EU. Nó chứng nhận rằng hàng hóa được vận chuyển đáp ứng các điều kiện chất lượng tối thiểu (độ bền, độ bền của vật liệu, v.v.) theo yêu cầu của Cộng đồng Kinh tế Châu Âu.

Ngoài các chứng chỉ xuất xứ và điểm đến khác nhau, đôi khi bạn có thể được yêu cầu xuất trình các tài liệu cụ thể khác để nhập khẩu. Lấy ví dụ như nhập khẩu mật ong vào EU, giấy chứng nhận xuất xứ luôn được yêu cầu. Và vì là sản phẩm động vật nên cả nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu đều phải đăng ký TRACES (Hệ thống Kiểm soát và Chuyên gia TRAde).

Hậu quả của việc không chuẩn bị các tài liệu cụ thể này cho việc nhập khẩu của bạn là rất nghiêm trọng. Nếu hàng hóa của bạn đã đến điểm đến và quá thời hạn mà bạn phải xuất trình các giấy tờ hỗ trợ này, hải quan sẽ yêu cầu một trong hai giải pháp: Tái xuất hàng hóa về nước xuất xứ hoặc tiêu hủy hàng hóa đó. Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là mọi khoản chi phí tăng thêm do nhà nhập khẩu sẽ chịu hoàn toàn.

Trách nhiệm của nhà xuất khẩu

1. Chuẩn bị hàng hóa kịp thời để lấy hàng vào ngày đã thỏa thuận trước đó

Thật không may là các nhà cung cấp không có hàng sẵn sàng vào ngày lấy hàng là điều khá phổ biến. Quả cầu tuyết này không thể tải lên tàu vào ngày dự kiến. Tại đây, nhân viên giao nhận có thể thông báo và nhắc nhở bạn về một ngày lấy hàng sắp tới. Nhưng việc đóng gói hàng hóa đúng cách và sẵn sàng để nhận hàng là trách nhiệm của nhà xuất khẩu. Nếu nhà xuất khẩu không tuân thủ ngày đón, họ có thể phải đợi hai tuần cho đến khi chuyến tàu tiếp theo khởi hành. Và trong hai tuần đó, nhiều điều có thể xảy ra, bao gồm sự gián đoạn chuỗi cung ứng và vi phạm hợp đồng với bên thứ ba.

Trong những tình huống như vậy, người giao nhận có thể giúp tìm kiếm các giải pháp thay thế, chẳng hạn như xếp hàng hóa lên một con tàu khác với thời gian vận chuyển ngắn hơn. Nhưng có thể không phải lúc nào cũng có những lựa chọn khả thi phục vụ cho những tình huống như vậy. Nhà cung cấp có trách nhiệm đảm bảo rằng việc sản xuất kết thúc đúng thời hạn để có thể đưa ra ngày lấy hàng và chất hàng.

2. Chuẩn bị và cung cấp tất cả các tài liệu cần thiết, đặc biệt nếu lô hàng cần có giấy phép đặc biệt để được vận chuyển

Là một nhà nhập khẩu, bạn phải luôn nhận thức được tất cả các giấy phép cần thiết được yêu cầu cho lô hàng của bạn. Nhưng trách nhiệm cung cấp các tài liệu này thuộc về nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp của bạn không chịu trách nhiệm về việc này, bạn nên cân nhắc việc thay đổi nhà cung cấp. Nếu bạn không thể dựa vào nhà cung cấp của mình để chuẩn bị các tài liệu này, đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn không thể tin tưởng họ.

Trách nhiệm của người giao nhận hàng hóa

1. Gây áp lực cho công ty vận chuyển cung cấp cho bạn không gian bạn cần trên tàu của họ

Trong trường hợp các tàu vận chuyển đã được chất đầy hàng, các hãng vận tải sẽ phải ưu tiên một số hàng nhất định. Điều này dẫn đến việc không thể tải một số khách hàng không quan trọng mà họ không có mối quan hệ cá nhân với họ. Vai trò của người giao nhận trong việc này là đàm phán với người vận chuyển để đảm bảo không gian cần thiết cho người nhập khẩu. Nhưng lưu ý rằng tầm ảnh hưởng của nhà giao nhận ở đây là hạn chế vì hãng tàu luôn có tiếng nói cuối cùng.

2. Hiểu nhu cầu của nhà nhập khẩu và tư vấn cho họ lựa chọn vận chuyển tốt nhất

Người giao nhận có trách nhiệm biết liệu một tàu nào đó có thực hiện chuyển tải trên tuyến đường của mình hay không và chuyển tiếp thông tin này cho khách hàng của mình. Điều này có vẻ như là một chi tiết nhỏ nhưng nó tạo ra sự khác biệt lớn về mặt hậu cần. Chuyển tải có nghĩa là hàng hóa được dỡ xuống từ một con tàu và được xếp lên một con tàu khác. Điều này làm tăng khả năng xảy ra các sự cố và sự chậm trễ không lường trước được và các khoản phí tương ứng của chúng . Người giao nhận hàng hóa của bạn nên thông báo về những chi tiết này để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về lô hàng của mình.

3. Kiểm tra với cơ quan hải quan để biết bất kỳ thủ tục giấy tờ bổ sung nào cần thiết cho một số sản phẩm nhất định

Nếu bạn không biết liệu hàng hóa của mình có yêu cầu giấy tờ bổ sung để vận chuyển hay không, bạn có thể cung cấp mã HS của sản phẩm cho nhân viên giao nhận để họ có thể kiểm tra với cơ quan hải quan có liên quan.

Tầm quan trọng của những chi tiết nhỏ

Đảm bảo rằng Incoterm mà bạn đã đồng ý với nhà cung cấp được phản ánh chính xác trong hợp đồng của bạn và việc cung cấp thông tin chính xác và chính xác có thể chỉ là những chi tiết nhỏ. Nhưng dành ít thời gian cần thiết để thực hiện chúng có thể giúp ngăn ngừa sự chậm trễ và phức tạp không cần thiết. Các chi tiết nhỏ thường là yếu tố dẫn đến việc liệu bạn có phải chịu thêm chi phí hay không hoặc liệu lô hàng của bạn có bị chậm trễ hay không.

Điều đó nói rằng, hãy nhớ rằng bạn có thể thực hiện tất cả các biện pháp phòng ngừa nhưng vào cuối ngày, lô hàng của bạn vẫn phải chịu các yếu tố ngoài tầm kiểm soát của bạn. Legend Shipping khuyên bạn nên luôn mua bảo hiểm hàng hóa như một biện pháp bảo vệ bổ sung nhưng lưu ý rằng điều này chỉ hạn chế đòn đánh. Biết trách nhiệm của các bên khác có liên quan sẽ giúp bạn giao tiếp với họ tốt hơn để họ giữ vững kết thúc giao dịch.

Vận chuyển hàng hải quốc tế là một quá trình phức tạp và không có công thức kỳ diệu nào bạn có thể sử dụng để tránh các biến chứng. Bạn chỉ có thể làm những gì trong tầm kiểm soát của mình và đó là học hỏi càng nhiều càng tốt, bao quanh mình với những nhà cung cấp và giao nhận hàng hóa đáng tin cậy và tránh những kẻ gây rối. Và trên hết, hãy hoàn thành trách nhiệm của mình.

>> Xem bài viết trước: các mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu chính của tây ban nha

LEGEND SHIPPING 

HEAD OFFICE:

260 Chu Van An Street, Ward 26, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam

Tel: 8428 35533596 (24lines)

Hotline 1: +84 934 132 356

Hotline 2: +84 949 935 340

Fax: 8428 35533509

Email: info@legend-shipping.com

HAI PHONG OFFICE:

No.3 Le Thanh Tong Street, May To Ward, Ngo Quyen District, Hai Phong City, Vietnam

Tel: 84225 3999679

Fax: 84225 3999569

Email: Lghp@legend-shipping.com